職場で女性がどんどん活躍していて、産休や育休取るのが普通になってきているよね。
だから、産休のメールを受け取る機会も増えているかもしれないね。
「誰かが産休に入るって聞いたけど、どうしたらいいのかな?」
「返信するとき、何て言ったらいいかなぁ」
妊娠や出産って、すごくプライベートなことだから気をつけないといけないんだ。
職場では変なこと聞かないようにして、優しく返信することが大事。
この記事では、職場の人や外の人にどう返事すればいいか、産休のお知らせの例文や、大事なポイントについて書いてあるから参考にしてみてね。
産休のメールって返信した方がいいの?
職場とか他のところから産休のメールが来たら、返信するかどうかって、場合によるんだよね。
小さい会社だと直接話すことも多いけど、大きい組織だとメールで対応するのが一般的。
特に仲良い人だったり、仕事に影響が出ないようにするためにも、産休のことをちゃんと把握して適切に返信することが大事だよ。
産休のメール返すときのコツ
産休のメールに返す時、以下のことに注意してね。
宛名の書き方
メールを送る時は、相手が誰か間違いなく分かるように、宛名をしっかり書いてね。
会社の中だったら「姓 + 役職名」か「姓 + さん」で、会社の外だったら「会社名 + 部署名 + 役職名 + 氏名+ 敬称」って感じで書くといいよ。
最後に自分の名前を入れてね
メール終わるときはね、自分の名前や役職を書いて、誰からのメールかちゃんと分かるようにするのがマナーだよ。
引用はそのままに
返信するときは前のメールを引用することが多いから、引用をそのままにしておくと、何について話してるか分かりやすくなるんだ。
産休のお知らせみたいなデリケートな話題のときは、特に丁寧に返信することが大事だよ。
産休のメール、どう返信する?
産休のお知らせのメール返すときは、ビジネスメールのマナーを守ってね。
受け取ったメールには「Re:」ってつけて、どのメッセージの返信かはっきりさせるの。
たとえば、「産休のお知らせ」には「Re:産休のお知らせ」って返信するのが普通。
産休のお知らせはちょっと個人的なことも含むから、普通の仕事のメールとは違う扱いをする必要があるんだ。
会社の習慣や他の人のやり方に合わせて、ちゃんと返信するようにしてね。
個別に来た社内メールには直接返信して、メーリングリストで来たものは送信者だけに返すのが一般的だよ。
産休のメールへの返信例を紹介
産休の返信って、相手とのなかよし度によって、どんな言葉を使うか変えるのが大事だよ。
仲良い同僚には、カジュアルだけど敬語も使って、元気でいてほしいって思う気持ちを伝えるといいんだ。
仲良い同僚に送るメール例
「〇〇さん、 産休を迎えることを知りました。体調を第一に、ゆっくり休んでください。職場でまたお会いできる日を楽しみにしています。 ―署名―」
「〇〇さん、出産おめでとうございます。 この貴重な時間を大切にお過ごしになり、また元気な姿でお戻りになるのを待っています。その時はぜひお子様の写真も見せてくださいね。 ―署名―」
もっとかしこまった返信の仕方
もっと公式な場面や、そこまで親しくない人には、こんな感じで返信するといいかも。
「〇〇様、 ご出産の際は心からお祝い申し上げます。引継ぎは□□さんと協力しながらスムーズに行いますので、安心して産休をお過ごしください。お仕事に戻られる日を待ち望んでおります。 ―署名―」
返信するときは、相手の立場や気持ちを考えて、優しい言葉を選ぶといい印象を与えられるよ!
外部の人からの産休のお知らせ、どう返信する?
ビジネスで産休のメールをもらうのは、結構普通のことだよ。
その人が産休に入るっていうことは、仕事にどう影響するかも知っておかないとね。
だいたい、そういうメールには、仕事のバトンタッチについてとか、後任のこととかが書いてあるから、ちゃんと返信することが大切。
返信するときは、その人とのなかよし度とかを考えて、優しい言葉を選ぶといいよ。
外部の人に送るメール例
「○○様、 貴重な情報をいただきありがとうございます。心からお祝い申し上げます。 引継ぎ事項については確認しました。どうかお体に気をつけて、心からの休息をお取りください。 また一緒に働ける日を楽しみにしています。 ―署名―」
「〇〇様、 お知らせいただき、誠にありがとうございます。おめでとうございます。 安心して産休を過ごせるよう、心からお祈りしています。 再びお会いできる日を心待ちにしております。 ―署名―」
「○○様、 ご連絡ありがとうございます。ご出産の準備期間中は、どうぞお体を大切になさってください。 業務に関しては、△△様へ適切に伝えます。 健やかな産休をお過ごしいただけるよう願っております。 ―署名―」
上司や先輩から産休のメールが来たら、どう返信する?
上司や先輩へ返信する際には、「祝福の言葉」と「健康への配慮」を忘れないことが大切だよ。
敬意を示すためには、「お疲れさまでした」や「ご自愛ください」といったフレーズを使うことが重要だよ。
その人の立場とか状況を考えて、気持ちが伝わる言葉を選ぼう!
上司や先輩に送る返信の例
「〇〇さん(役職) ご出産予定のお知らせを受け、心よりお祝い申し上げます。 〇〇さんから学んだことを生かし、私も引き続き努力を重ねます。 どうぞ健康に注意して、安全な産休をお過ごしください。 ―署名―」
「〇〇さん(役職) ご報告いただきありがとうございます。おめでとうございます。 これまでのご指導に感謝し、責任を持って業務を継続します。 ご安心して産休をお過ごしになれるよう願っています。 ―署名―」
「健康なお子様」って言うときの注意点と、産休中のメールでの言葉遣い
出産って、すごく不確かなことが多いから、言葉一つ一つがすごく重要になるんだ。
「健康なお子様を」とか言っちゃうと、励ますつもりでも、相手にとってはちょっとプレッシャーに感じるかもしれないよね。
産後のママは心も体もデリケートだから、そこまで親しくない人と話すときは、言葉選びにすごく気をつける必要があるの。
メールとかでやり取りするときも、相手のことを思って、温かい言葉を使うのが大事だよ。
産休中や、出産報告のメールで「お健やかな産休を」とか使うこともあるけど、そういう時も、相手がどう感じるかを考えて、ストレスにならないような言葉を選ぶんだ。
「ご自愛ください」みたいなやさしい言葉を使うと、メールがもっと心温まる感じになるよ!
出産報告のメールってどう返信する?
産休中の人から来る出産報告のメールは、だいたい親しい人や大事な人に向けて送るものだよ。
まずは、おめでとうを伝える言葉から始めるのが普通。
産後のお母さんと赤ちゃんが元気でいられるように祈りながら、育児が大変だろうからって思いやりのことばを短く送るのがいいんだ。
返信はサッとして短めに済ませることで、新米ママに余計なストレスをかけないようにするんだよ。
出産報告への返信の例
「○○さん、 ご出産おめでとうございます。母子ともに健康であると聞いて安心しました。 産後のケアとお子様のすこやかな成長を心から願っております。 ―署名―」
「〇〇さん、 お子様の誕生を心からお祝いします。 この特別な時期を存分にお楽しみください。 皆さまの健康と新しい生活の幸せを願っています。 ―署名―」
産休のお知らせメール、どう書く?
産休に入るときはね、自分の部門だけじゃなくて、他の関連部署や取引先にもきちんと伝えることが大事だよ。
たいていは直接話すこともあるけど、公式な文書で伝えるのが普通なんだ。
社内へのメール例
「皆様、日々お疲れ様です。 〇〇部の〇〇と申します。私事で恐縮ですが、〇月〇日より産休を取る運びとなりました。担当していた業務は□□さんが引き継ぎます。復帰は〇年〇月を目処にしております。皆様にはご不便をおかけしますが、ご理解とご協力をお願い申し上げます。 ―署名―」
取引先へのメール例
「〇〇様、 いつも大変お世話になっております。△△会社の〇〇と申します。私事で大変恐縮ですが、〇月より産休に入ります。私の業務は□□が担当いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。また共に働ける日を楽しみにしております。 ―署名―」
産休前の挨拶のメッセージ、どう伝える?
産休前に挨拶を伝えるのは、だいたい産休の1~2週間前がちょうどいいんだけど、仕事によってはもっと早めにやることもあるよ。
妊娠中って予想外のことが起こるかもしれないから、連絡する人のリストは作っておくと安心だよ。
パソコンが使えなくても、スマホに大事な情報を入れとけば、いつでもすぐに対応できるから便利だよね。
産休が終わったら、また改めて挨拶して、スムーズにお仕事に戻る準備をしようね。
まとめ
産休の知らせやありがとうメッセージを送るときは、相手とどんな関係かとか、その時の状況を考えて、ぴったりな内容と優しい言葉を選ぶのが大事。
産休から戻ってきた後も、いい関係を保つために、ありがとうって気持ちを伝えて、お互いに思いやりを持ったコミュニケーションを心がけようね。
新しい命が生まれる前に、産休を取る本人が安心できるように、ちゃんと支えてあげることが大切だよ。
それではまたね!